Poučenie o spracúvaní osobných údajov dotknutej osoby v zmysle nariadenia Európskeho parlamentu č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „GDPR“) a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „Zákon“)

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje v súlade s GDPR, so Zákonom a s ostatnými všeobecne záväznými právnymi predpismi, predovšetkým so zákonom č. 586/2003 Z.z. o advokácii a o zmene a doplnení zákona č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní (Živnostenský zákon) (ďalej aj „Zákon o advokácii“). Zároveň sa prevádzkovateľ spravuje pri spracúvaní osobných údajov aj stavovskými predpismi, a to najmä Kódexom správania prijatým Slovenskou advokátskou komorou (ďalej len „SAK“); Kódex správania je zverejnený na stránke SAKu, a to https://www.sak.sk/blox/cms/sk/sak/doc/224/225/_event/open.

Toto poučenie sa vzťahuje na dotknutú osobu, ktorou sa podľa § 5 písm. n) Zákona rozumie každá fyzická osoba, ktorej osobné údaje sa spracúvajú. Prevádzkovateľ nespracúva osobitné kategórie osobných údajov, ktorými sa rozumejú podľa § 16 ods. 1 Zákona údaje, ktoré odhaľujú rasový pôvod alebo etnický pôvod, politické názory, náboženskú vieru, filozofické presvedčenie, členstvo v odborových organizáciách, genetické údaje, biometrické údaje, údaje týkajúce sa zdravia alebo údaje týkajúce sa sexuálneho života alebo sexuálnej orientácie fyzickej osoby.

S ohľadom na uvedené, je dotknutou osobou v súvislosti s činnosťou Prevádzkovateľa každá fyzická osoba, ktorá poskytne prevádzkovateľovi svoje osobné údaje v súvislosti s poskytovaním právnych služieb Prevádzkovateľom a/alebo v súvislosti s predzmluvnými vzťahmi s Prevádzkovateľom. Prevádzkovateľ spracúva aj osobné údaje dotknutých osôb, ktoré nezískal priamo od dotknutej osoby, ale získal ich od svojho klienta alebo z verejných zdrojov (najmä rôzne registre a evidencie vedené orgánmi verejnej moci). Dotknutou osobou sa rozumie aj fyzická osoba, ktorá koná v mene právnickej osoby a fyzická osoba podnikateľ.

Ak sú Prevádzkovateľovi poskytnuté údaje omylom, nedopatrením, špekulatívnym spôsobom alebo sú mu poskytnuté také osobné údaje, o ktoré nežiadal a nemá záujem tieto osobné údaje ďalej spracúvať na žiadne účely, nevzťahuje sa na uvedené GDPR.

I. Identifikácia prevádzkovateľa, kontaktné údaje prevádzkovateľa

Prevádzkovateľ (ďalej aj „Prevádzkovateľ“).

JUDr. Katarína Barlová, advokátka

Kontaktné údaje prevádzkovateľa:

Adresa: Bernolákova 6024/56, 974 05 Banská Bystrica

E-mail: barlova@barlova.sk

Tel. kontakt: 00421 904 458 249

Prevádzkovateľ nemá povinnosť ustanoviť zodpovednú osobu v zmysle § 44 ods. ods. 1 a 5 Zákona.

II. Účel a právny základ spracúvania osobných údajov:

Prevádzkovateľ upovedomuje a poučuje dotknutú osobu, že spracúvanie osobných údajov dotknutej osoby je nevyhnutné na plnenie nižšie uvedeného účelu na základe nižšie uvedeného právneho základu, a to

1. poskytovanie právnych služieb Prevádzkovateľom predovšetkým na základe zmluvy uzatvorenej s dotknutou osobou, alebo inou osobou (najmä právnickou osobou, fyzickou osobou podnikateľom) a dotknutá osoba koná za túto inú osobu (napríklad ako zamestnanec, štatutárny orgán atď.) (ďalej len „Iná osoba“), (ďalej aj „Zmluva“); vykonávanie advokátskeho povolania, vrátane poskytovania informácií o činnosti Prevádzkovateľa za účelom uzatvorenia zmluvy s dotknutou osobou, alebo Inou osobou v rámci predzmluvných vzťahov:

• príprava ponuky právnych služieb na žiadosť klienta;

• posúdenie klienta z pohľadu potenciálneho konfliktu záujmov;

• uzatvorenie zmluvného vzťahu s klientom vrátane predzmluvných vzťahov;

• overovanie totožnosti klienta;

• zastupovanie klientov v konaní pred súdmi, orgánmi verejnej moci a inými právnymi subjektmi;

• poskytovanie právnych rád;

• spracúvanie právnych rozborov;

• ďalšie formy právneho poradenstva a právnej pomoci;

• komunikácia s klientmi a inými fyzickými osobami týkajúca sa výkonu povolania alebo zmluvného vzťahu s klientom;

• vyhľadávanie dôkazov v prospech klienta.

Právnym základom spracúvania osobných údajov podľa písm. a) je:

• čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR v spojitosti s § 13 ods. 1 písm. b) Zákona, podľa ktorého je spracúvanie osobných údajov nevyhnutné na plnenie Zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba alebo Iná osoba alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením Zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby alebo Inej osoby;

• čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, najmä Zákon o advokácii v spojitosti s inými všeobecne záväznými právnymi predpismi napríklad zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník, zákon č. 162/1995 Zb. Z o katastri nehnuteľností a o zápise vlastníckych a iných práv k nehnuteľnostiam (katastrálny zákon).

2. ochrana oprávnených záujmov Prevádzkovateľa, klientov Prevádzkovateľa a iných osôb,

• zaznamenávanie a riadenie prístupov do elektronických systémov, aplikácií a webových stránok (logovanie) Prevádzkovateľa,

• spracovanie osobných údajov dotknutých osôb v súvislosti s uplatnením práv Prevádzkovateľa voči týmto dotknutým osobám, napríklad súdne konanie, disciplinárne konanie.

Právnym základom spracúvania osobných údajov podľa písm. b) je:

• čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR v spojitosti s § 13 ods. 1 písm. f) Zákona ako oprávnený záujem Prevádzkovateľa.

3. plnenie zákonných, zmluvných a stavovských povinností - zabezpečovanie súladu s  právnymi predpismi a  predpismi SAKu:

- plnenie povinností na úseku ochrany pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a financovania terorizmu;

- vnútorné administratívne činnosti súvisiace s poskytovaním právnych alebo iných služieb alebo podporujúce poskytovanie právnych a iných služieb;

- evidencia času, úkonov a poskytnutého poradenstva klientovi;

- správa a kontrola záväzkového vzťahu medzi klientom a advokátom;

- vedenie spisovej agendy advokáta;

- oznamovanie protispoločenskej činnosti (whistleblowing).

Právnym základom spracúvania osobných údajov je:

• čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, najmä zákon č. 297/2008 Z.z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu a o zmene a doplnení niektorých zákonov, Zákon o advokácii, stavovské predpisy.

• vedenie a spracovanie účtovných dokladov.

Právnym základom spracúvania osobných údajov je:

• čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, najmä zákon č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve.

• vedenie registratúry,

Právnym základom spracúvania osobných údajov je:

• čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, najmä zákon č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov.

III. Oprávnené záujmy Prevádzkovateľa alebo tretej strany

Oprávneným záujmom Prevádzkovateľa je najmä

• ochrana jeho práv a právom chránených záujmov v súvislosti s realizáciou Zmluvy a/alebo poskytovaním právnych služieb. Výkon advokácie môže byť spojený aj s potrebou zachovania informácií o vzniku a priebehu zmluvných vzťahov (ako dôkazy možno využiť napríklad emailovú komunikáciu, ktorá obsahuje aj osobné údaje), najmä v prípade neoprávneného zásahu do práv a právom chránených záujmov Prevádzkovateľa a v prípade obrany práv a právom chránených záujmov Prevádzkovateľa, napríklad v prípade súdneho konania, disciplinárneho konania a pod.

• zaznamenávanie a riadenie prístupov do elektronických systémov, aplikácií a webových stránok (logovanie) Prevádzkovateľa v rámci zabezpečenia ochrany osobných údajov.

IV. Identifikácia príjemcu alebo kategória príjemcu:

V súlade so Zákonom o advokácii osobné údaje sú poskytované (i) na základe Zmluvy so súhlasom dotknutej osoby alebo (ii) výlučne v rámci plnenia povinností vyplývajúcich zo všeobecne záväzných právnych predpisov, a to len v nevyhnutnej miere a vždy pri zachovaní mlčanlivosti príjemcu.

Príjemcom osobných údajov dotknutých osôb môžu byť preto osoby poverené vykonaním jednotlivých úkonov právnych služieb, advokáti, notári, súdni exekútori, orgány štátnej správy a orgány záujmovej a územnej samosprávy, orgány štátnej správy na úseku daní, súdy, SAK (napríklad pre prípad disciplinárneho konania), osoby poverené vedením účtovníctva Prevádzkovateľa, poskytovatelia softvérovej podpory Prevádzkovateľa, a to s cieľom splnenia vyššie uvedeného účelu spracovania osobných údajov.

Osobné údaje sa poskytujú aj v prípade prekazenia alebo zamedzenia spáchania trestného činu alebo v prípade plnenia oznamovacej povinnosti na úseku predchádzania legalizácii príjmov z trestnej činnosti a financovania terorizmu.

V. Tretie krajiny a medzinárodné organizácie

Prevádzkovateľ nezamýšľa prenášať osobné údaje dotknutej osoby do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie.

VI. Doba uchovávania osobných údajov

Prevádzkovateľ prehlasuje, že osobné údaje spracúva zákonným spôsobom a tak, aby nedošlo k porušeniu základných práv dotknutej osoby. Osobné údaje sú uchovávané najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú.

Pri uchovávaní osobných údajov sa Prevádzkovateľ riadi aj odporúčanými dobami uchovávania v zmysle uznesenia predsedníctva SAK číslo 29/11/2011, napr.:

• knihu došlej pošty a knihu odoslanej pošty po jej zaplnení uschováva advokát počas desiatich rokov od dátumu prijatia alebo odoslania poslednej zásielky zapísanej v knihe;

• inventárny zoznam archivuje advokát počas desiatich rokov od jeho spísania;

• ak advokát vedie menoslov klientov a protokol klientskeho spisu elektronicky, ku koncu kalendárneho roka vyhotoví za kalendárny rok jeho tlačenú formu a túto uloží v kancelárii bez časového obmedzenia;

• skartačná lehota klientskeho spisu je 10 rokov a plynie odo dňa, keď sú splnené všetky podmienky na uloženie spisu do archívu.

Na advokátov sa vzťahujú stavovské prepisy vykladajúce povinnosti advokátov podľa Zákona o advokácii, podľa ktorých existujú určité okolnosti, ktoré predlžujú naše doby uchovávania osobných údajov, resp. bránia nám v skartácii niektorých dokumentov z pochopiteľných dôvodov. Napr.:

• klientsky spis, v ktorom sa nachádzajú originály listín odovzdaných advokátovi klientom, nie je možné skartovať;

• skartovať nie je možné protokoly klientskych spisov a menoslov klientskych spisov;

• skartovať nie je možné klientsky spis alebo jeho časť, ktorú je advokát povinný odovzdať štátnemu archívu;

• skartovať nie je možné klientsky spis, pokiaľ je vedené akékoľvek konanie pred súdom, orgánom štátnej správy, orgánmi činnými v  trestnom konaní, SAKom, ktoré obsahovo súvisí s  obsahom klientskeho spisu, alebo predmetom ktorého bolo konanie alebo opomenutie advokáta pri poskytovaní právnej pomoci vo veci klientovi.

VII. Práva dotknutej osoby a upovedomenie dotknutej osoby

Prevádzkovateľ upovedomuje dotknutú osobu

1. o práve požadovať od Prevádzkovateľa prístup k osobným údajom týkajúcim sa dotknutej osoby.

Dotknuté osoby majú právo na prístup podľa článku 15 GDPR, pričom dané právo v prvom rade zahŕňa právo dotknutej osoby získať od Prevádzkovateľa potvrdenie, či o nej Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje alebo nie.

Len v prípade, ak Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje o dotknutej osobe, má dotknutá osoba právo žiadať (v rámci jednej žiadosti aj postupne) ďalšie práva patriace pod právo na prístup, konkrétne:

1. právo na poskytnutie informácií podľa článku 15 ods. 1 GDPR a podľa článku 15 ods. 2 GDPR (primerané záruky podľa článku 46 GDPR pri cezhraničných prenosoch);

2. právo získať prístup k osobným údajom spracúvaným Prevádzkovateľom;

3. právo na poskytnutie kópie spracúvaných osobných údajov.

Právo získať prístup je podmienené špecifickou podmienkou možnosti takéhoto prístupu, pričom nesmie mať nepriaznivé dôsledky pre práva a slobody iných (najmä klienta a Prevádzkovateľa).

2. o práve na opravu osobných údajov. Dotknutá osoba má právo žiadať Prevádzkovateľa o opravu nesprávnych osobných údajov, ktoré sa jej týkajú a má právo na doplnenie neúplných osobných údajov. O tom, či sú osobné údaje neúplné z pohľadu účelov spracúvania, však rozhoduje Prevádzkovateľ. Právo na opravu podľa článku 16 GDPR musí byť vykladané v súlade so zásadou správnosti podľa Kódexu správania SAKu.

Bez vplyvu na vyššie uvedené je Prevádzkovateľ oprávnený odmietnuť konať na základe žiadosti o vymazanie osobných údajov podľa článku 17 ods. 3 GDPR.

3. o práve na vymazanie osobných údajov za podmienok podľa § 23 Zákona. Prevádzkovateľ má právo odmietnuť konať na základe žiadosti o vymazanie osobných údajov podľa článku 17 ods. 3 GDPR.

4. o práve na obmedzenie spracúvania osobných údajov. Uvedené oprávnenie sa posudzuje obdobným spôsobom ako pri posudzovaní dôvodov na vymazanie osobných údajov. Pôjde najmä o príprady:

1. dotknutá osoba popiera presnosť osobných údajov,

2. osobné údaje dotknutej osoby sú spracúvane Prevádzkovateľom bez dostatočného právneho základu, avšak dotknutá osoba uprednostňuje obmedzenie spracúvania osobných údajov pred výmazom týchto údajov,

3. osobné údaje dotknutej osoby už nie sú potrebné pre spracúvaný účel.

5. o práve na prenosnosť osobných údajov. Dotknutá osoba má právo požadovať prenosnosť svojich osobných údajov v zmysle článku 20 ods. 1 GDPR, a to len v prípadoch:

1. vo vzťahu k osobným údajom, ktoré sú spracúvané automatizovanými prostriedkami, t.j. elektronicky,

2. sú spracované na základe súhlasu alebo plnenia Zmluvy a

3. tieto osobné údaje aktívne poskytla Prevádzkovateľovi dotknutá osoba.

6. o práve namietať proti spracúvaniu osobných údajov Prevádzkovateľom na právnom základe oprávneného alebo verejného záujmu. Po prijatí žiadosti dotknutej osoby je Prevádzkovateľ povinný v lehote podľa článku 12 GDPR preukázať dotknutej osobe nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, pričom tieto dôvody musia prevažovať nad záujmami, právami a slobodami dotknutej osoby, alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Prevádzkovateľ upovedomuje dotknutú osobu, že má právo svoj súhlas so spracúvaním osobných údajov kedykoľvek odvolať, ak takýto súhlas dotknutá osoba udelila. Súhlas dotknutej osoby so spracúvaním osobných údajov sa získava len vtedy, ak sa neuplatňuje iný dôvod spracúvania osobných údajov podľa GDPR bez súhlasu dotknutej osoby.

Prevádzkovateľ upovedomuje dotknutú osobu, že má právo podať návrh na začatie konania podľa ust. § 100 Zákona.

Dotknutá osoba má právo získať od Prevádzkovateľa potvrdenie o tom, či sa spracúvajú osobné údaje, ktoré sa jej týkajú. Prevádzkovateľ je povinný poskytnúť dotknutej osobe jej osobné údaje, ktoré spracúva. Za opakované poskytnutie osobných údajov, o ktoré dotknutá osoba požiada, môže Prevádzkovateľ účtovať primeraný poplatok zodpovedajúci administratívnym nákladom. Prevádzkovateľ je povinný poskytnúť osobné údaje dotknutej osobe spôsobom podľa jej požiadavky. Právo získať osobné údaje nesmie mať nepriaznivé dôsledky na práva iných fyzických osôb.

VIII. Zmluvná požiadavka spracovania osobných údajov

Poskytnutie osobných údajov zo strany dotknutej osoby je predpokladom na plnenie zmluvných záväzkov Prevádzkovateľa t.j. poskytovanie právnych služieb na základe Zmluvy.

Bez poskytnutia osobných údajov nemôže Prevádzkovateľ vykonať činnosti podľa Zmluvy (napríklad nemôže zabezpečiť zastúpenie dotknutej osoby pred príslušnými orgánmi verejnej správy, súdmi a pod.) a splniť svoje povinnosti podľa všeobecne záväzných predpisov, napríklad na úseku účtovníctva a daňových predpisov.

IX. Automatizované individuálne rozhodovanie

Prevádzkovateľ nevykonáva automatizované individuálne rozhodovanie.

X. Ďalšie práva a povinnosti

Prevádzkovateľ sa zaväzuje zabezpečiť, aby sa osobné údaje, ktoré nie sú nevyhnutné z hľadiska účelu, na ktorý sa spracúvajú, bez zbytočného odkladu vymazali alebo opravili.

Prevádzkovateľ prehlasuje, že osobné údaje sú spracúvané spôsobom, ktorý prostredníctvom primeraných technických a organizačných opatrení zaručuje primeranú bezpečnosť osobných údajov vrátane ochrany pred neoprávneným, či nezákonným spracúvaním osobných údajov, vrátane ochrany pred náhodnou stratou, výmazom alebo poškodením osobných údajov.

Prevádzkovateľ prehlasuje, že osobné údaje dotknutej osoby nie sú spracúvané na iný účel ako na účel, na ktorý boli osobné údaje pôvodne získané. V prípade, ak by Prevádzkovateľ spracúval osobné údaje dotknutej osoby na iný účel ako boli osobné údaje získané, je povinný poskytnúť dotknutej osobe pred ďalším spracúvaním osobných údajov informácie o inom účele a ďalšie relevantné informácie v súvislosti s takýmto spracúvaním jej osobných údajov.

Prevádzkovateľ je povinný zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch, ktoré sú predmetom spracúvania.

Povinnosť mlčanlivosti trvá aj po ukončení spracúvania osobných údajov.